Términos y condiciones

1. Identidad del festival

El Festival Internacional de Coros Costa Rica por la Paz, en adelante “Choral Fest Costa Rica” o “el festival”, es una iniciativa cultural y coral orientada a promover la paz, el intercambio artístico, la convivencia y la participación comunitaria.

La organización del festival es responsable del diseño artístico, la coordinación general de conciertos, talleres, actividades comunitarias y demás experiencias oficiales comunicadas a cada agrupación participante.

2. Alcance de estos términos

Estos términos aplican a todos los coros, directores, cantantes, acompañantes, familias, chaperones, invitados, voluntarios y representantes que participen en actividades oficiales del festival o en programas relacionados, incluyendo experiencias personalizadas como “Canta con Propósito en Costa Rica”.

3. Naturaleza no competitiva

Choral Fest Costa Rica no es un concurso coral. La participación no implica evaluación competitiva, premios, rankings ni comparación entre agrupaciones. La finalidad principal es crear un espacio de encuentro, aprendizaje, colaboración, intercambio cultural y construcción de paz mediante el canto coral.

4. Solicitud y aceptación de participación

El envío de una solicitud no garantiza automáticamente la participación. Toda agrupación será revisada por la organización, tomando en cuenta información artística, logística, disponibilidad de espacios, fechas, cantidad de participantes y coherencia con el propósito del festival.

La participación se considera aceptada únicamente cuando la organización confirme por escrito la aceptación del coro y la agrupación complete los pasos de confirmación indicados.

5. Confirmación, pagos y condiciones económicas

Para confirmar su participación, los coros seleccionados deberán cumplir con las condiciones de pago comunicadas oficialmente por la organización o por la entidad logística autorizada.

• Los pagos podrán solicitarse en dólares estadounidenses u otra moneda indicada oficialmente.
• Los costos bancarios, comisiones de transferencia o cargos internacionales serán responsabilidad del participante o de la agrupación.
• La participación queda confirmada cuando se haya realizado el pago inicial requerido y la organización haya validado la información correspondiente.
• El saldo final deberá cancelarse en la fecha indicada en la comunicación oficial enviada a cada coro.

6. Qué puede incluir la participación

Dependiendo del programa confirmado para cada agrupación, la participación puede incluir algunos de los siguientes elementos:

• Participación en conciertos oficiales del festival.
• Talleres, ensayos colectivos o actividades pedagógicas.
• Actividades de intercambio cultural o comunitario.
• Hospedaje según el paquete confirmado.
• Alimentación según el plan acordado.
• Traslados internos vinculados al programa oficial.
• Acompañamiento organizativo general durante las actividades oficiales.
• Materiales oficiales del festival, cuando correspondan.

Los servicios exactos incluidos serán los indicados en la propuesta o confirmación oficial enviada a cada coro.

7. Servicios no incluidos

Salvo indicación expresa por escrito, no se consideran incluidos:

• Boletos aéreos internacionales o nacionales.
• Pasaportes, visas, permisos migratorios o autorizaciones de salida de menores de edad.
• Seguros médicos, seguros de viaje o seguros de cancelación.
• Gastos personales, lavandería, llamadas, compras, propinas o consumos no contemplados.
• Actividades turísticas adicionales no incluidas en el programa confirmado.
• Traslados fuera del itinerario oficial.
• Costos derivados de cambios de vuelo, llegadas anticipadas o salidas posteriores no coordinadas previamente.

8. Responsabilidades del coro participante

Cada coro participante, por medio de su director o representante autorizado, será responsable de:

• Entregar información veraz, completa y actualizada sobre su delegación.
• Cumplir los horarios, indicaciones logísticas y normas comunicadas por la organización.
• Informar oportunamente cualquier cambio en la lista de participantes.
• Garantizar que sus integrantes tengan documentos de viaje válidos.
• Contar con permisos correspondientes para menores de edad, cuando aplique.
• Mantener una conducta respetuosa hacia otros coros, comunidades, sedes, voluntarios, público y equipo organizador.
• Asumir los gastos ocasionados por daños, incumplimientos o necesidades especiales no informadas previamente.

9. Participación de menores de edad

Cuando una agrupación incluya menores de edad, el coro, institución, director o representante responsable deberá contar con las autorizaciones familiares, permisos migratorios, seguros y acompañamiento adulto necesarios.

La organización podrá solicitar información adicional para procurar una participación segura, ordenada y adecuada para los menores.

10. Pasaportes, visas y requisitos de ingreso

Cada participante es responsable de contar con pasaporte válido, visas, permisos de ingreso, autorizaciones migratorias y cualquier documento requerido para viajar a Costa Rica. La organización puede orientar de manera general, pero no sustituye la responsabilidad individual o institucional de verificar los requisitos migratorios aplicables.

11. Cambios en el programa

La organización se reserva el derecho de realizar ajustes en horarios, sedes, orden de participación, talleres, repertorio común, actividades, transporte o programación general cuando existan razones artísticas, logísticas, técnicas, climáticas, institucionales, sanitarias o de fuerza mayor.

Cualquier cambio relevante será comunicado a los coros participantes por los canales oficiales disponibles.

12. Cancelaciones y reembolsos

Toda cancelación deberá comunicarse por escrito al correo oficial del festival. Los reembolsos, cuando correspondan, se aplicarán según las condiciones comunicadas oficialmente a cada agrupación.

Como referencia general, y salvo que la propuesta particular indique otra condición:

• Cancelaciones realizadas entre 75 y 60 días antes de la llegada: podrán optar por un reembolso de hasta el 70% del monto cancelado.
• Cancelaciones realizadas entre 59 y 45 días antes de la llegada: podrán optar por un reembolso de hasta el 20% del monto cancelado.
• Cancelaciones realizadas 44 días o menos antes de la llegada: no tendrán derecho a reembolso.

Los cargos bancarios, comisiones, gastos administrativos, reservas no recuperables, penalidades de proveedores o servicios ya comprometidos podrán deducirse del monto a reembolsar.

13. Fuerza mayor

Choral Fest Costa Rica no será responsable por incumplimientos, retrasos, cambios o cancelaciones derivados de situaciones fuera de su control razonable, incluyendo desastres naturales, emergencias sanitarias, decisiones gubernamentales, cierres de sedes, conflictos sociales, problemas de transporte, condiciones climáticas severas, restricciones migratorias, fallas técnicas o cualquier otra circunstancia de fuerza mayor.

14. Conducta, respeto y seguridad

La participación en el festival requiere una conducta respetuosa y responsable. No se permitirá ningún comportamiento que afecte la seguridad, dignidad, integridad o bienestar de otros participantes, comunidades anfitrionas, voluntarios, público, personal técnico u organización.

Está prohibido el uso, posesión o distribución de sustancias ilegales, así como cualquier conducta violenta, discriminatoria, abusiva, peligrosa o contraria a las leyes de Costa Rica.

15. Expulsión o terminación de participación

La organización podrá negar, suspender o cancelar la participación de una persona o agrupación cuando exista incumplimiento de estos términos, conducta inadecuada, riesgo para la seguridad, daño a terceros, incumplimiento de instrucciones logísticas o violación de leyes locales.

En caso de expulsión o terminación por causa atribuible al participante, no habrá derecho a reembolso. Cualquier gasto adicional derivado de la situación será responsabilidad del participante o de la agrupación correspondiente.

16. Uso de imagen, audio y grabaciones

Al participar en el festival, los coros, directores, cantantes y acompañantes autorizan a Choral Fest Costa Rica a fotografiar, grabar, transmitir, editar, publicar y utilizar imágenes, nombres de agrupaciones, audio, video y registros audiovisuales tomados durante actividades oficiales.

Este material podrá utilizarse con fines culturales, educativos, históricos, promocionales, informativos, documentales y de difusión del festival, en medios impresos, digitales, redes sociales, sitio web, prensa, archivos institucionales y otras plataformas relacionadas.

La autorización se concede sin compensación económica adicional, salvo acuerdo escrito específico. En caso de proyectos comerciales independientes que excedan la promoción habitual del festival, las condiciones podrán ser negociadas por separado cuando corresponda.

17. Protección de datos personales

Los datos personales suministrados por los participantes serán utilizados para fines de comunicación, registro, coordinación logística, gestión de participación, seguridad, documentación y seguimiento del festival.

El tratamiento de datos personales se realizará conforme a la normativa aplicable en Costa Rica y a la política de privacidad vigente de Choral Fest Costa Rica.

Para conocer más detalles, consulte la página de tratamiento de datos personales: Tratamiento de datos personales.

18. Idiomas oficiales

Los idiomas principales de comunicación del festival son español e inglés. Cuando se ofrezcan traducciones a otros idiomas, estas tendrán una finalidad informativa y de apoyo. En caso de diferencia de interpretación, prevalecerá la versión comunicada oficialmente por la organización.

19. Modificaciones de estos términos

Choral Fest Costa Rica podrá actualizar estos términos y condiciones cuando sea necesario para mejorar la claridad, responder a cambios organizativos, cumplir disposiciones legales o ajustar procesos internos.

La versión vigente será la publicada en esta página. Se recomienda a los coros revisar esta información antes de confirmar su participación.

20. Última actualización

Última actualización: 9 de julio de 2026.