Programa Festival 2024 | Festival Coral Internacional,TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Asociación Pro Paz Choral Fest – “Choral Fest Costa Rica”

1. Responsable del tratamiento

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) regula el tratamiento de los datos que realiza:

Asociación Pro Paz Choral Fest, en adelante “Choral Fest Costa Rica”,
como responsable de las bases de datos vinculadas al festival, sus actividades formativas, artísticas y de comunicación.

2. Fundamento legal

El tratamiento de los datos personales se realiza de conformidad con la normativa costarricense vigente, en particular:

Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Ley N.º 8968).
Reglamento a la Ley N.º 8968 (Decreto Ejecutivo N.º 37554-JP).

Dicha normativa establece los derechos de las personas titulares de datos personales (acceso, rectificación, cancelación y oposición, entre otros) y las obligaciones de quienes tratan esos datos.

3. Ámbito de aplicación

Esta Política aplica a los datos personales tratados por Choral Fest Costa Rica en relación con:

Participantes y postulantes al Choral Fest Costa Rica (coristas, directores, acompañantes, chaperones, etc.).
Colaboradores, voluntarios, proveedores y patrocinadores.
Personas asociadas a la Asociación Pro Paz Choral Fest.
Usuarios que contacten o interactúen con Choral Fest Costa Rica a través del sitio web, redes sociales, formularios, correos electrónicos, eventos, talleres u otros canales de comunicación.

4. Datos personales que se recolectan

Dependiendo de la relación con Choral Fest Costa Rica, se podrán recolectar los siguientes tipos de datos personales:

Datos de identificación
- Nombre y apellidos
- Tipo y número de documento de identidad
- Nacionalidad, fecha de nacimiento, género (si se requiere)
Datos de contacto
- Teléfono fijo y/o móvil
- Correo electrónico
- Dirección física o postal
- País y ciudad de residencia
Datos profesionales y artísticos
- Nombre del coro u organización
- Rol (director/a, corista, acompañante, voluntario, patrocinador, etc.)
- Información sobre trayectoria coral o musical, cuando se solicite en formularios de participación
Datos de facturación y pago
- Datos necesarios para procesar pagos y emitir comprobantes
- Información bancaria del responsable del pago (no se almacenan datos de tarjetas de crédito en sistemas propios, si se usan pasarelas externas)
Datos de viaje y logística
- Fechas de viaje, aerolínea, horarios (cuando sea necesario para la organización del paquete de festival)
- Información relevante para reservas de hospedaje y transporte interno (alergias alimentarias, necesidades especiales, etc., cuando se proporcionen voluntariamente)
Imágenes, audio y audiovisuales
- Fotografías, grabaciones de video y audio tomadas durante conciertos, talleres y actividades del festival.
- Imágenes que los participantes envíen para efectos de difusión, acreditación o promoción.
Datos de navegación (sitio web)
- Dirección IP, tipo de navegador, secciones visitadas, cookies y tecnologías similares, según la configuración del sitio y del navegador del usuario.

En todos los casos, los datos recolectados serán los adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con las finalidades para las que se solicitan, siguiendo el principio de calidad de la información.

5. Finalidades del tratamiento

Choral Fest Costa Rica tratará los datos personales para las siguientes finalidades:

Gestión del festival y actividades artísticas
- Tramitar solicitudes de participación.
- Evaluar y confirmar la participación de coros y personas.
- Organizar conciertos, talleres, encuentros, ensayos y otras actividades del programa.
Gestión de reservas y logística de viaje
- Coordinar alojamiento, transporte interno y otros servicios asociados al paquete base del festival a través de Travel IN Paradise Group Tours y otros proveedores turísticos.
Gestión administrativa, legal y contable
- Emisión de facturas, recibos y comprobantes.
- Gestión de pagos, reembolsos y estados de cuenta.
- Cumplimiento de obligaciones legales, tributarias y asociativas.
Comunicaciones e información
- Envío de correos electrónicos, mensajes y comunicados relacionados con:
  - Confirmación de participación
  - Cambios en el programa, logística y horarios
  - Información importante sobre el festival, requisitos, recordatorios y avisos de seguridad
- Envío de material informativo sobre futuras ediciones del festival, actividades artísticas, formativas o proyectos relacionados con Choral Fest Costa Rica (cuando el titular lo autorice o exista base legal para ello).
Promoción, difusión y memoria del festival
- Uso de fotografías, videos y grabaciones de audio en:
  - Sitio web y redes sociales del festival
  - Material promocional (impreso y digital)
  - Memorias, videos resumen, documentales o producciones similares
- Difusión de la imagen del festival y sus participantes en el contexto de la promoción de la paz a través de la música coral.
Seguridad y cumplimiento normativo
- Atender requerimientos de autoridades competentes.
- Prevenir, detectar e investigar posibles incumplimientos de los términos y condiciones del festival y de las leyes aplicables.

En cualquier momento, el titular podrá oponerse al envío de comunicaciones comerciales, siguiendo los mecanismos indicados en dichas comunicaciones o escribiendo a los canales oficiales de contacto.

6. Base de legitimación

Dependiendo del caso, el tratamiento de los datos personales se fundamenta en:

Consentimiento informado y expreso del titular de los datos, cuando la ley lo requiera (por ejemplo, para incluir datos en bases de marketing o enviar newsletters).
Ejecución de una relación contractual (por ejemplo, participación en el festival, gestión de paquetes de viaje y alojamiento).
Cumplimiento de obligaciones legales (normativa contable, tributaria, migratoria u otras aplicables).
Interés legítimo de Choral Fest Costa Rica en organizar y mejorar sus actividades, difundir sus proyectos y garantizar la seguridad de los participantes, siempre respetando los derechos y libertades de los titulares.

7. Destinatarios y transferencias de datos

Los datos personales podrán ser comunicados a:

Travel IN Paradise Group Tours (Páginas Activas Guayacán Internacional S.A.)
- Para la correcta prestación de servicios turísticos vinculados al festival (hospedaje, transporte interno, tours, etc.).
Proveedores de servicios
- Hoteles, empresas de transporte, aseguradoras de viaje, empresas de ticketing, plataformas tecnológicas (correo masivo, almacenamiento en la nube, formularios, etc.), siempre bajo obligaciones de confidencialidad y protección de datos.
Autoridades públicas
- Cuando resulte necesario para cumplir con obligaciones legales, por ejemplo, requerimientos migratorios, sanitarios, tributarios u otros que imponga la normativa costarricense.
Difusión pública limitada
- Fotografías, videos y otros materiales audiovisuales pueden ser publicados en medios y plataformas de comunicación para la promoción del festival, siempre dentro de los usos informados en esta Política y en los términos y condiciones del festival.

En caso de que se realicen transferencias internacionales de datos (por ejemplo, uso de servicios de almacenamiento o plataformas ubicadas fuera de Costa Rica), Choral Fest Costa Rica procurará que dichos terceros ofrezcan niveles adecuados de protección de datos, en línea con las mejores prácticas internacionales.

8. Plazo de conservación

Los datos personales se conservarán:

Durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados.
Mientras exista una relación activa (participante, colaborador, proveedor, asociado).
Por los plazos adicionales requeridos por ley (por ejemplo, conservación de documentos contables o tributarios).

Una vez cumplidas las finalidades y plazos legales de conservación, los datos serán suprimidos, anonimizados o archivados en forma segura, de acuerdo con lo que permite la normativa.

9. Derechos de los titulares de datos

De conformidad con la Ley N.º 8968 y su reglamento, los titulares de datos personales cuentan con los siguientes derechos, entre otros:

Derecho de acceso: saber qué datos personales suyos se conservan y cómo se están tratando.
Derecho de rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
Derecho de cancelación o supresión: solicitar la eliminación de sus datos personales cuando ya no sean necesarios para las finalidades para las que se recolectaron, o cuando exista causa legítima para ello.
Derecho de oposición: oponerse, por motivos justificados, al tratamiento de sus datos en determinados casos, especialmente con fines publicitarios o de comunicaciones comerciales.

10. Medidas de seguridad

Choral Fest Costa Rica adopta medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra:

Acceso no autorizado
Pérdida o destrucción accidental
Uso indebido o alteración no autorizada

Estas medidas se ajustan a los principios de seguridad de la información establecidos en la Ley N.º 8968 y su reglamento.

No obstante, ningún sistema es completamente invulnerable, por lo que Choral Fest Costa Rica no puede garantizar la seguridad absoluta de la información ante eventos fuera de su control razonable. En caso de incidentes relevantes de seguridad, se informará a los titulares conforme lo exija la normativa.

11. Uso de cookies y tecnologías similares

El sitio web y las plataformas digitales de Choral Fest Costa Rica pueden utilizar cookies y tecnologías similares para:

Mejorar la experiencia de navegación.
Obtener estadísticas de uso y rendimiento del sitio.
Personalizar contenidos o recordar preferencias del usuario.

El usuario puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies; sin embargo, esto podría afectar algunas funcionalidades del sitio. En caso de contar con una Política de Cookies específica, esta será puesta a disposición en el sitio web.

12. Modificaciones a esta Política

Choral Fest Costa Rica podrá modificar o actualizar la presente Política en cualquier momento, para:

Reflejar cambios legales o regulatorios.
Ajustarse a nuevas prácticas internas de tratamiento de datos.
Mejorar la claridad o alcance de la información brindada.

Las modificaciones entrarán en vigencia desde su publicación en los canales oficiales de Choral Fest Costa Rica. Si el titular no está de acuerdo con las nuevas condiciones, podrá ejercer sus derechos y, en especial, revocar su consentimiento cuando corresponda.